orochemie hat wichtige Prozesse mit FORM-Guard digitalisiert. Die Vorteile für das Chemie- und Pharmaunternehmen: Papierberge
sind passé, Prozesse können flexibel angepasst werden und alle Inhalte liegen in digitaler Form vor. Nach dem Start im Qualitätsmanagement wird FORM-Guard auch in weiteren Unternehmensbereichen eingesetzt.

An das letzte Audit erinnert sich Jörg Winkens gerne. Nach drei Tagen intensiver Prüfung lautete das Urteil der Dekra-Prüfer: „Keine Beanstandungen“. „Das Audit hätte nicht besser ausfallen können“, freut sich der Leiter Qualitätskontrolle des mittelständischen Unternehmens. Jörg Winkens ist überzeugt, dass FORM-Guard am positiven Urteil der Prüfer einen wesentlichen Anteil hatte. Dank der Software-Lösung für das Formular- Management, konnte orochemie alle Anforderungen der Auditoren schnell erfüllen. So wollten die Tester unter anderem wissen, wie viele Reklamationen und Abweichungen es bei dem mittelständischen Unternehmen seit dem letzten Audit gegeben hat. „Um diese Daten zu liefern, brauchte ich nur einen Mausklick“, erzählt Jörg Winkens. Früher hätte er die Angaben aus Akten heraussuchen müssen. Jörg Winkens ist darum überzeugt: „Die Digitalisierung der Formularprozesse im Qualitätsmanagement ist für uns ein enormer Qualitätsschritt.“

FORM-Guard „logische Erweiterung“ orochemie optimiert laufend seine Prozesse im Qualitätsmanagement. Seit 2013 nutzt der Hersteller von Desinfektions- und Reinigungsmitteln, dentalmedizinischen Prophylaxemitteln und Röntgenchemikalien SOP-Guard für die Verwaltung seiner GMP-Dokumente.

„Da war es eine logische Erweiterung“, berichtet Jörg Winkens, dass das Unternehmen aus Kornwestheim auch seine Formularprozesse digitalisiert. Die bisherigen Formularprozesse waren „schlicht nicht mehr zeitgemäß“, berichtet Jörg Winkens. Offene-Word-Dokumente, E-Mail als Medium, Papierablagen – „das geht besser“ wusste Jörg Winkens und freute sich, als er erfuhr, dass der SOP-Guard-Hersteller aiti GmbH mit FORM-Guard bereits ein entsprechendes Produkt in der Pipeline hatte.

Viele Produkte überdimensioniert Der Verantwortliche bei orochemie sah sich einige andere Produkte für das Formular- Management an, fand sie aber schnell „überdimensioniert, unflexibel und vor allem unwirtschaftlich“. An FORM-Guard gefiel Jörg Winkens von Anfang an, dass die Lösung „flexibel, schlank und auf die Kernfunktionen fokussiert ist“. Außerdem schätzt er das Preis- Leistungs-Verhältnis der Lösung aus dem
österreichischen Graz.

orochemie hat FORM-Guard im Jahr 2018 eingeführt. Jörg Winkens nutzte dabei intensiv die Kernfunktion von FORM-Guard – er legte die neuen digitalen Prozesse mit Hilfe des in der Lösung integrierten Visualisierungstools selbst an. Es dauere ein wenig bis man sich in die Prozessgestaltung hineingefuchst habe, aber dann gehe sie leicht von der Hand, berichtet er. Die Prozesse selbst gestalten zu können, sieht er als wesentlichen Vorteil von FORM-Guard. Er wolle schließlich nicht von einem Anbieter einen Prozess vorgegeben bekommen, sondern jeden Prozess so gestalten „wie wir ihn brauchen“.

Validierung sehr hilfreich Nützlich fand Jörg Winkens bei der Einführung auch, dass der FORM-Guard-Hersteller die Validierung der Software unterstützt. Sämtliche Validierungsunterlagen, inklusive Risikoanalysen und Prüfprotokolle bekam er aus Österreich, so dass er die Validierung mit reduziertem Arbeitsaufwand vollziehen konnte. Binnen zwölf Monaten hat orochemie in Eigenregie die wichtigsten Prozesse im Qualitätsmanagement digitalisiert. Nur Prozesse, die sehr selten genutzt werden, beließ man im bisherigen Offline-Verfahren. Die bisherigen Prozesse wurden eins zu eins in digitale abgebildet, mittlerweile wurden sie angepasst und liegen heute bereits in mehreren Versionen vor. „Das ist das gute an dem Tool. Wenn es einen Änderungswunsch gibt, dann lässt sich der sehr schnell umsetzen und die Änderung ist zugleich automatisch rechtssicher dokumentiert“, so Jörg Winkens.

„Das ist ein Gewinn an Flexibilität fürs ganze Unternehmen.“ Changes, Abweichungen und Reklamationen gehören heute zu den wichtigsten digitalen Prozessen bei orochemie. Mit bis zu 15 Stufen ist der Entwicklungsprozess neuer Produkte der umfangreichste. Mittlerweile haben auch andere Abteilungen den Charme von FORM- Guard entdeckt und Prozesse online abgebildet. So nutzt etwa der Einkauf für den Vorgang der „Erstmusterprüfung“ für neue Rohstoffe die Funktionen der Software. Denkbar ist auch, dass etwa die IT die Berechtigungsvergabe für neue Mitarbeiter mit dem Formularsystem abdeckt, berichtet Jörg Winkens. „Viele im Unternehmen schauen sich unsere Arbeit interessiert an. FORM-Guard kann jeden papierbetriebenen Prozess ersetzen.“

Auswertungsmöglichkeiten von Vorteil Einen großen Vorteil sieht Jörg Winkens in den Auswertungsmöglichkeiten von FORM- Guard. Da alle Eingaben nun in digitaler Form vorliegen, lassen sich die Inhalte schneller finden als je zuvor. Berichte lassen sich mit wenigen Mausklicks erstellen. Jörg Winkens freut sich, wenn hier die Darstellungsmöglichkeiten der Software in Zukunft weiter ausgebaut werden.

Wohlwollen beim Management Beim Management von orochemie stieß der Digitalisierungsschritt, der vom Qualitätsmanagement ausging, auf Wohlwollen, berichtet Jörg Winkens. Und bei den Mitarbeitern? Dort war es wie immer, wenn neue Tools eingeführt werden. Der anfänglichen Skepsis folgte die Erkenntnis, dass digitale Prozesse den analogen Prozessen deutlich überlegen sind.